Правила проведения мероприятий в помещениях конференц-залов ТГУ

Резервирование конференц-зала для проведения мероприятия производится после оформления заявки организатором мероприятия (Заказчиком) на сайте http://it.tsu.ru/  путём заполнения соответствующей формы с обязательным указанием назначенного ответственного за проведение мероприятия и контактного телефона.

При необходимости дополнительных услуг (WI-FI, кофе-брейк и т.д.) организаторы должны обратиться в соотвествующие подразделения.

При проведении мероприятия ответственное за мероприятие лицо обеспечивает соблюдение следующих правил и требований:

Заказчик обязан назначить ответственное лицо за проведение мероприятия, указать ФИО и контактный телефон ответственного в заявке на предоставление зала.

 

Во время проведения мероприятия ответственное лицо от Заказчика несет ответственность за:

 

—   выполнение правил внутреннего распорядка (въезда, выезда, парковки и т.д.) гостями и партнерами мероприятия;

 

—  использование арендуемого помещения в соответствии с его назначением;

 

—  за сохранность арендованного помещения, находящегося в нем имущества и оборудования;

 

—  обеспечение противопожарной и иной безопасности.

 

1. Все вопросы, связанные с проведением мероприятия, оговариваются заранее (не позднее, чем за 24 часа до начала мероприятия).
2. Управление информатизации предоставляет Заказчику только заранее заказанное оборудование, при его наличии.
3. Управление информатизации предоставляет Заказчику оборудование, необходимое для проведения мероприятия, в рабочем состоянии и в случае необходимости обеспечивает техническую поддержку данного оборудования.
4. Сотрудники управления информатизации, обеспечивающие проведение и сопровождение мероприятий, находятся на своих рабочих местах, и во время проведения мероприятий, не находятся в помещении залов представительского назначения, для связи с ними необходимо позвонить по телефону 78-35-95.
5. Обслуживание самого мероприятия (сбор, запуск, переключение слайдов презентаций, фильмов и т.п., а так же раздача, сбор и обеспечение сохранности переносных пультов синхроперевода) обеспечивает Заказчик.  
6. Для исключения возможных недоразумений ответственному за мероприятие рекомендуется до начала мероприятия осуществить сбор презентационных материалов докладчиков с проведением проверки на корректность и совместимость с предоставленным оборудованием и программным обеспечением.
7. При наличии высоких гостей сотрудники управления информатизации обеспечивают поддержку в течении всего мероприятия. Во время мероприятия в начале каждого выступления, на экранах транслируется выступающий, по прошествии одной минуты, при наличии презентации на экранах транслируется  презентация докладчика. При проведении других мероприятий изображение с презентационного ноутбука транслируется на экраны. Сотрудники управления информатизации, находятся в зале первый 15 минут, затем возвращаются на свои рабочие места, согласно пункту 4 данного регламента.
8. Заказчику запрещаются любые вмешательства, связанные с переконфигурацией, перенастройкой или переключениями телекоммуникационного и презентационного оборудования зала, без согласования со специалистами управления информатизации.
9. Заказчик несет ответственность за сохранность оборудования в помещении зала, в забронированный период времени.
10. В случае повреждения или утраты имущества находящегося в помещениях представительских залов, Заказчик должен возместить стоимость нанесенного материального ущерба в соответствии с актом о порче имущества.
11. За сохранность имущества Заказчика, управление информатизации ответственности не несет.
12. При организации мероприятия Заказчик обязан обеспечить проведение технического перерыва, который включает в себя 30 минут до проведения мероприятия для подготовки помещения к работе и 15 минут после окончания мероприятия для сдачи помещения специалистам Управления информатизации. В случае использования этого времени не по назначению (проведение регистрации или продолжения конференции) это время включается в продолжительность мероприятия и засчитывается дополнительно.
13. Промежуток между конференциями должен составлять не менее 30 минут.
14. Сотрудники управления информатизации вправе потребовать прекращения конференции в случае недостойного поведения Заказчика, грубости с его стороны и несоблюдения правил пользования залов представительского назначения.
15. В случае необходимости установки в помещении зала дополнительного оборудования, а также электроприборов суммарной мощностью более 1 (одного) Квт Заказчик обязан получить от письменное разрешение от соответствующих служб ТГУ;
16. Курить  и принимать пищу в помещении конференц залов представительского назначения строго запрещено. Питание гостей производится только в специально отведенной зоне для кофе-брейков;
17. Размещение любых рекламных материалов на стенах, мебели и прочем имуществе  должно быть согласованно с Управлением информационной политики ТГУ.
18. Администрация не несет ответственности за форс-мажорные обстоятельства (центральное отключение воды, света и т.д.).
19. Заказчик несет материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящих Правил. В случае нарушения условий настоящих Правил, виновная сторона обязана возместить другой стороне все причиненные убытки.