Правила проведения мероприятий в помещениях конференц-залов ТГУ
Резервирование конференц-зала для проведения мероприятия производится после оформления заявки организатором мероприятия (Заказчиком) на сайте http://it.tsu.ru/ путём заполнения соответствующей формы с обязательным указанием назначенного ответственного за проведение мероприятия и контактного телефона.
При необходимости дополнительных услуг (WI-FI, кофе-брейк и т.д.) организаторы должны обратиться в соотвествующие подразделения.
При проведении мероприятия ответственное за мероприятие лицо обеспечивает соблюдение следующих правил и требований:
Заказчик обязан назначить ответственное лицо за проведение мероприятия, указать ФИО и контактный телефон ответственного в заявке на предоставление зала.
Во время проведения мероприятия ответственное лицо от Заказчика несет ответственность за:
— выполнение правил внутреннего распорядка (въезда, выезда, парковки и т.д.) гостями и партнерами мероприятия;
— использование арендуемого помещения в соответствии с его назначением;
— за сохранность арендованного помещения, находящегося в нем имущества и оборудования;
— обеспечение противопожарной и иной безопасности.
- Все вопросы, связанные с проведением мероприятия, оговариваются заранее (не позднее, чем за 24 часа до начала мероприятия).
- Управление информатизации предоставляет Заказчику только заранее заказанное оборудование, при его наличии.
- Управление информатизации предоставляет Заказчику оборудование, необходимое для проведения мероприятия, в рабочем состоянии и в случае необходимости обеспечивает техническую поддержку данного оборудования.
- Сотрудники управления информатизации, обеспечивающие проведение и сопровождение мероприятий, находятся на своих рабочих местах, и во время проведения мероприятий, не находятся в помещении залов представительского назначения, для связи с ними необходимо позвонить по телефону 78-35-95.
- Обслуживание самого мероприятия (сбор, запуск, переключение слайдов презентаций, фильмов и т.п., а так же раздача, сбор и обеспечение сохранности переносных пультов синхроперевода) обеспечивает Заказчик.
- Для исключения возможных недоразумений ответственному за мероприятие рекомендуется до начала мероприятия осуществить сбор презентационных материалов докладчиков с проведением проверки на корректность и совместимость с предоставленным оборудованием и программным обеспечением.
- При наличии высоких гостей сотрудники управления информатизации обеспечивают поддержку в течении всего мероприятия. Во время мероприятия в начале каждого выступления, на экранах транслируется выступающий, по прошествии одной минуты, при наличии презентации на экранах транслируется презентация докладчика. При проведении других мероприятий изображение с презентационного ноутбука транслируется на экраны. Сотрудники управления информатизации, находятся в зале первый 15 минут, затем возвращаются на свои рабочие места, согласно пункту 4 данного регламента.
- Заказчику запрещаются любые вмешательства, связанные с переконфигурацией, перенастройкой или переключениями телекоммуникационного и презентационного оборудования зала, без согласования со специалистами управления информатизации.
- Заказчик несет ответственность за сохранность оборудования в помещении зала, в забронированный период времени.
- В случае повреждения или утраты имущества находящегося в помещениях представительских залов, Заказчик должен возместить стоимость нанесенного материального ущерба в соответствии с актом о порче имущества.
- За сохранность имущества Заказчика, управление информатизации ответственности не несет.
- При организации мероприятия Заказчик обязан обеспечить проведение технического перерыва, который включает в себя 30 минут до проведения мероприятия для подготовки помещения к работе и 15 минут после окончания мероприятия для сдачи помещения специалистам Управления информатизации. В случае использования этого времени не по назначению (проведение регистрации или продолжения конференции) это время включается в продолжительность мероприятия и засчитывается дополнительно.
- Промежуток между конференциями должен составлять не менее 30 минут.
- Сотрудники управления информатизации вправе потребовать прекращения конференции в случае недостойного поведения Заказчика, грубости с его стороны и несоблюдения правил пользования залов представительского назначения.
- В случае необходимости установки в помещении зала дополнительного оборудования, а также электроприборов суммарной мощностью более 1 (одного) Квт Заказчик обязан получить от письменное разрешение от соответствующих служб ТГУ;
- Курить и принимать пищу в помещении конференц залов представительского назначения строго запрещено. Питание гостей производится только в специально отведенной зоне для кофе-брейков;
- Размещение любых рекламных материалов на стенах, мебели и прочем имуществе должно быть согласованно с Управлением информационной политики ТГУ.
- Администрация не несет ответственности за форс-мажорные обстоятельства (центральное отключение воды, света и т.д.).
- Заказчик несет материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящих Правил. В случае нарушения условий настоящих Правил, виновная сторона обязана возместить другой стороне все причиненные убытки.